Ministerstvo obrany podcenilo význam zásad dobré praxe outsourcingu
TISKOVÁ ZPRÁVA – 19. listopadu 2008
Nejvyšší kontrolní úřad (NKÚ) prověřil hospodaření s prostředky státního rozpočtu na projekt implementace outsourcingu u Ministerstva obrany (MO). Prostřednictvím outsourcingu zajišťuje MO vybrané činnosti všeobecného zabezpečení, tj. činnosti nevojenského charakteru. Ministerstvo implementací outsourcingu dosáhlo podmínek, které umožnily vojenským útvarům a zařízením soustředit se na plnění hlavních úkolů profesionální Armády České republiky. V důsledku zjištěných systémových nedostatků a nedodržení zásad dobré praxe outsourcingu však při zabezpečování těchto činností nenaplnilo některé stanovené cíle.
„Outsourcing je perspektivním nástrojem pro efektivní a hospodárné využívání limitovaných zdrojů státního rozpočtu, ale pouze za předpokladu, že organizace, které se pro jeho implementaci rozhodnou, budou důsledně dbát na uplatňování jeho dobré praxe. Realizovaná kontrola typu auditu výkonnosti byla primárně zaměřena na správné řízení projektu, který měl vést k naplnění cílů, které si ministerstvo stanovilo včetně těch, které obecně platí pro úspěšný outsourcing. Při analýze projektu implementace outsourcingu a nastavení kritérií pro jeho hodnocení kontroloři proto široce využili zahraničních zkušeností v jiných armádách členských států NATO. Využili také znalostí zahraničních kontrolních institucí a informací poskytnutých externím expertem z Univerzity obrany v Brně,“ řekl prezident NKÚ František Dohnal.
Ministerstvo provedlo strategickou analýzu funkčních oblastí, tj. identifikovalo základní a podpůrné činnosti, a rozhodlo, které činnosti určí pro zabezpečení outsourcingem. Současně ale nenastavilo takové hodnotící mechanismy, které by umožnily sledovat a vyhodnocovat náklady na vybrané činnosti zajišťované outsourcingem a prokazatelně potvrdily ekonomickou výhodnost jeho využívání. Tento závěr nezpochybňuje ani skutečnost, že se v případě projektů první fáze implementace outsourcingu jednalo u MO o tzv. „vynucený outsourcing“.
„V řízení projektů byly zjištěny nedostatky spojené s včasností a koncepčností přijímaných rozhodnutí vyplývajících z vymezení pravomoci a odpovědnosti organizačních útvarů MO podílejících se na implementaci outsourcingu. Zjištěné skutečnosti dále dokládají, že i přes velký význam a rozsah outsourcingu nebyla podpora ze strany vrcholového managementu ministerstva dostatečná,“ uvedl Dohnal.
Při výběru dodavatele služeb nepoužívalo MO kritéria ekonomické výhodnosti nabídky, která by vždy umožnila výběr té nejvýhodnější, neboť u většiny služeb aplikovalo pouze jediné kritérium, a to nejnižší nabídkovou cenu. Toto kritérium se v některých případech ukázalo jako nevhodné z hlediska kvality prováděné služby a potřebné flexibility dodavatelů.
Ministerstvo dále nedostatečně specifikovalo požadavky na nakupované služby. V důsledku toho neodpovídalo plnění smluv skutečným potřebám jednotlivých uživatelů, což také negativně ovlivnilo hospodárnost projektů. Při nastavení podmínek smluvního vztahu nedodrželo MO rovný přístup vůči všem dodavatelům, který by vytvořil předpoklad pro dlouhodobou a efektivní spolupráci a zajistil by plnění služeb v plné míře dle potřeb uživatele. Smluvní pokuty byly stanoveny v rozdílné výši, lišil se rovněž způsob jejich výpočtu a možnost jejich použití. Ve smlouvách nebyly vždy specifikovány podstatné údaje, které tvořily jednotkovou cenu.
„V důsledku systémových nedostatků v implementaci outsourcingu nedosáhlo ministerstvo některých realizačních cílů. Především snížení organizační náročnosti související s nákupem a zabezpečením služeb a přenesení hlavní zodpovědnosti na dodavatele. Nicméně v období reformy Armády ČR, při zásadní redukci jejího početního stavu, byla základní funkčnost služeb úklidu, střežení a stravování zabezpečena. V závislosti na vývoji transformace resortu obrany bude úloha outsourcingu nadále posilovat. Zjištěné skutečnosti by měly vést ministerstvo ke snaze prosazovat zásady dobré praxe outsourcingu i v druhé fázi jeho implementace, například u projektu outsourcingu vystrojování,“ uvedl prezident Dohnal.
Kontrolovaným obdobím byly roky 2004 až 2007, v případě věcných souvislostí i období do skončení kontroly. Počátek kontrolovaného období koresponduje se zahájením implementace outsourcingu v resortu obrany v roce 2004 (spuštění první fáze pilotních projektů). Kontrolovanou osobou bylo Ministerstvo obrany (MO).
Kontrolní akce byla zařazena do plánu kontrolní činnosti NKÚ na rok 2008 pod číslem 08/01. Kontrolní akci řídil a kontrolní závěr vypracoval člen NKÚ Ing. Ladislav Zeman.
Radka Burketová
tisková mluvčí
Nejvyšší kontrolní úřad
Podstatou outsourcingu je využívání externích služeb k zajištění vybraných činností. Outsourcing se liší od prostého nákupu služeb tím, že je na dodavatele přenesena odpovědnost a zpravidla i operativní rozhodovací kompetence. Organizace, která se rozhodne vytěsnit určitou službu doposud zabezpečovanou vlastními silami a nakoupit ji, musí současně utlumit nebo zcela odstranit vnitřní činnosti související se zabezpečením takové služby. Outsourcing bývá uplatňován především u činností, které nepředstavují hlavní aktivity organizace a které externí dodavatelé dokážou zabezpečit levněji a kvalitněji než organizace samotná.
Rozhodnutí o implementaci outsourcingu obvykle představuje vážný zásah do činnosti organizace a předpokládá splnění určitých postupů a zásad. Implementaci outsourcingu proto nelze chápat jako jednorázový akt, ale výhradně jako proces, který vyžaduje projektový přístup.